Organisme de rattachement : Université de Lille
Statut du poste Vacant
Nature du poste recherché Ouvert aux contractuels
Le HubHouse est un lieu d'accueil dédié au développement de la culture entrepreneuriale et à la prise d'initiative pour les étudiants. Il propose un service d'information et de pré-accompagnement à la création d'activité (projets de création d'entreprise ou d'association). Il met à disposition des outils : bureaux, ordinateurs, bibliothèque, salle de réunion, etc. Les étudiants porteurs de projets peuvent ainsi travailler au développement de leurs projets dans des conditions favorables.
Descriptif de l'employeur (suite)
Le Hubhouse recherche un-e gestionnaire administratif-ve pour assister sa direction
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Contrat en CDD d'un an renouvelable
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Formations et expériences souhaitées :
Assistanat et secrétariat bac +2
Expérience souhaitée de 3 ans minimum dans l'administration publique
Descriptif du poste
Missions du poste :
Assurer les fonctions polyvalentes de secrétariat, assistance technique et logistique de la Direction du Hubhouse et des chefs de projets (collaborer aussi directement avec le personnel de l'Université et les partenaires et contacts extérieurs)
Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures
Apporter son appui dans les activités d'information, de documentation et de gestion administratives au sein du service Hubhouse.
Garantir la fluidité et la continuité des services du Hubhouse
Poste rattaché à la Direction
Activités principales et associées :
- Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs),
- Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service,
- Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans un ou des domaines de spécialité, constituer des dossiers documentaires et guider les publics dans leur recherche,
- Participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences,
- Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes,
- Réaliser divers documents relatifs aux manifestations, colloques…,
- Constituer des dossiers documentaires et en assurer la mise à jour,
- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations,
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées,
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances,
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion,
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines,
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques,
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur,
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
CV et lettre de motivation sont à envoyer conjointement à recrutement-mobilite-biatss@univ-lille.fr et laurence.thiebart@univ-lille.fr Date limite de recevabilité des candidatures : 10/01/2019 inclus
Syndicalement.
Dany