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Organisme de rattachement : Université de Lille - IAE

Nature du poste recherché : CDD 

L'IAE est un bâtiment classé du 18ème siècle - ERP1
Le bâtiment a une surface SHON (surface hors oeuvre nette) opérationnelle de 14000m2 pouvant accueillir 2600 étudiants.

Descriptif du poste

MISSION
L'IAE est un bâtiment classé du 18ème siècle - ERP1
Le bâtiment a une surface SHON (surface hors œuvre nette) opérationnelle de 14000m2 pouvant accueillir 2600 étudiants.
Encadrer et coordonner les interventions d'une équipe logistique/maintenance et des services généraux : accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion des magasins, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention
Référent hygiène et sécurité de l'IAE

ACTIVITÉS
- Planifier, encadrer et coordonner les interventions d'une équipe de 5 personnes en matière de logistique, maintenance et de services généraux : travaux d'entretien et de petites maintenances, chantiers d'aménagement, accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion des magasins, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention
- planifier les activités des opérateurs de maintenance de l'établissement et des prestataires externes;
- assurer le contrôle et le suivi de la qualité de prestations
- mettre en application le plan de développement durable de l'établissement dans le cadre des différents travaux;
- faire appliquer les règles d'hygiène et sécurité
- Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire
- Gérer administrativement et techniquement le parc automobile : affectation des véhicules, entretien, réparation, budget, assurance
- Gérer une enveloppe budgétaire liée à ses activités
- Contrôler le service fait des prestataires extérieurs
- Déterminer les priorités et faire intervenir les professionnels compétents
- Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail, s'assurer notamment du port d'Équipements de Protection Individuelle
- Vérifier la propreté des lieux et installations
- Assurer l'interface entre sa hiérarchie et son équipe
- Assurer les missions de contrôle et de protection en matière d'hygiène et de sécurité

CONNAISSANCES
- Méthodologie de la logistique et du chantier
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
- Marchés publics
- Connaissances budgétaires générales
- Connaissances technique du bâtiment

SAVOIRS-FAIRE
- Gérer un budget (notion)
- Encadrer / Animer une équipe (application)
- Savoir rendre compte (maîtrise)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

SAVOIR-ÊTRE
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'initiative
- Sens de la confidentialité

FORMATIONS ET EXPÉRIENCES SOUHAITABLE
- BAC
- SSIAP 1

Conditions particulières d'exercice

- Contraintes de calendrier de gestion
- Astreinte PC sécurité

Poste à pourvoir le 16/07/2019

Les candidatures (CV et une lettre motivation) sont à transmettre par courriel à l’adresse suivante : candidature-biatss@univ-lille.fr

Merci de préciser la référence : 2019-224907 Responsable Logistique et Maintenance.

Syndicalement.

Dany

Organisme de rattachement : Université de Lille

Nature du poste recherché : CDD de 1 an à partir 1er septembre 2019 (possibilité de renouvellement)

Descriptif de l'employeur

Université de Lille

Faculté de Médecine - Pôle Formation - Service scolarité - Loos

Descriptif du poste

MISSIONS DU POSTE

Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des 
des études paramédicales et de maïeutique au sein du service scolarité
de la faculté de médecine Henri Warembourg.

ACTIVITÉS PRINCIPALES ET ASSOCIÉES

Gestion administrative et pédagogique du département des formations paramédicales notamment des départements d’orthoptie et d'audio-prothèse, des IFSI ainsi que des étudiants inscrits en maïeutique
o Accueillir physiquement et téléphoniquement des usagers
o Organiser les concours d’entrée des départements d’orthoptie et d'audio-prothèse
o Gérer les inscriptions 
o Elaborer des guides des études pour la pré-rentrée
o Communiquer les emplois du temps
o Gérer les examens des étudiants en orthoptie, audio-prothèse et IFSI
o Saisir les notes et préparer les délibérations de jurys dans le logiciel Apogée, éditer les attestations de réussite
o Saisir les services prévisionnels, les services à réaliser et les services d'enseignements faits dans l'applicatif GISELE

Conditions particulières d'exercice

· Contraintes calendaires fortes : pics d’activité prévisibles et réguliers (ex : lors des
examens et organisation de concours d’entrée)
· Exposition à des situations de stress et/ou de tension avec les usagers
· Répartition du temps de travail sur 10 demi-journées

Profil recherché

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel 
· Maîtrise des techniques de communication orale et écrite, orthographe et syntaxe irréprochables
· Connaissance des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat
· Connaissance du domaine de la scolarité

Savoir-faire opérationnels

· Appliquer la réglementation et respecter les procédures
· Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel..;) et des
logiciels spécifiques (Apogée, Gisele)
· Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière
appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
· Respecter la confidentialité des données
· Faire preuve d’organisation et de réactivité
· Travailler dans des délais contraints

Savoir-faire comportementaux

· Travail en équipe et en partenariat avec les interlocuteurs internes et externes.
· Avoir le sens de l’accueil et du service public
· Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
· Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail

Domaines de formation et expériences souhaitables

Formation en secrétariat administratif 

Les candidatures (CV et une lettre motivation) sont à transmettre par courriel à l’adresse suivante : candidature-biatss@univ-lille.fr

Merci de préciser la référence : 2019-217149

Pour tout renseignement sur le poste contacter: helene.farcy@univ-lille.fr

Syndicalement.

Dany