Blog SNPTES de l'académie de Lille

Organisme de rattachement : Université d'Artois

Descriptif du poste

L’activité s’exerce au sein du service formation continue de l’UT de Lens (10 personnes). Le poste est en relation en interne à l’IUT avec l'ensemble des départements et services et à l’université avec la FCU Artois dans le cadre de la gestion de la commande publique et en externe avec les prescripteurs, entreprises, publics.

 Sous la responsabilité de la responsable administrative FCU- IUT de Lens, vous avez pour mission la participation à la gestion administrative de la FTLV et à l’information sur l’offre de formations auprès des publics et prescripteurs.

Missions :

· Accueil, information

· Gestion administrative  et financière de la commande publique

· Réalisation d’enquêtes, statistiques

· Traitement de dossiers, documents

· Collecte, édition des documents de synthèse concernant des informations financières

Activités ou tâches liées au poste:

· Accueil, identification, information  (physique, téléphonique, courriel) des publics et prescripteurs

· Création de tableaux de bord,  contrôle et exploitation des données liés à la commande publique, enregistrement  des éléments sur des applications dédiées

· Gestion de la rémunération des demandeurs d’emploi

· Réalisation d’enquêtes de devenir des stagiaires, statistiques (DIRECCTE, Ministère, ADIUT…)

· Saisie, mise en forme de documents,  dossiers, comptes rendus, plannings

· Participation à la gestion des recettes

· Participation à la réalisation ou la réactualisation des documents qualité dans le cadre de la certification ISO9001 du Service

Activités ou tâches liées au poste:

· Accueil, identification, information  (physique, téléphonique, courriel) des publics et prescripteurs

· Création de tableaux de bord,  contrôle et exploitation des données liés à la commande publique, enregistrement  des éléments sur des applications dédiées

· Gestion de la rémunération des demandeurs d’emploi

· Réalisation d’enquêtes de devenir des stagiaires, statistiques (DIRECCTE, Ministère, ADIUT…)

· Saisie, mise en forme de documents,  dossiers, comptes rendus, plannings

· Participation à la gestion des recettes

· Participation à la réalisation ou la réactualisation des documents qualité dans le cadre de la certification ISO9001 du Service

Profil recherché

 Compétences souhaitées:

· Connaissance de la législation en vigueur relative à la formation continue

· Maîtrise du fonctionnement de l’Université et de l’IUT et des diplômes délivrés

· Capacité à informer et conseiller les publics

· Maîtrise des outils  bureautique (Word, Excel, Access) et des logiciels de l’université

· Aptitude à la collecte, la transcription  des données, la synthèse et la présentation claire des informations.

· Connaissance de la réglementation en matière de comptabilité publique

· Notions des procédures du service facturier recettes définies  par l’université

· Expérience des logiciels de gestion et des logiciels comptables l’université.

Savoir-être : 

· Fortes capacités relationnelles

· Capacités d’initiatives, d’analyse et de synthèse, d’anticipation et d’appréhension  de l’enjeu des dossiers

· Capacités d’adaptation, à travailler en équipe et à partager l’information

· Sens des responsabilités

· Rigueur, réactivité,  efficacité

Niveau d'études minimum requis

Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent

Syndicalement.

Dany

Organisme de rattachement : CNED

Site d’affectation : Site de Lille

Direction : Direction des apprentissages, de la pédagogie et du numérique (DAPN)

Réception, analyse et traitement des dossiers d’inscription

o Après analyse du dossier, enregistrer les inscriptions ou réclamer à l’inscrit les pièces manquantes

o Traiter, le cas échéant les demandes d’affiliation à la Sécurité Sociale et les demandes de bourses

o Archiver les dossiers d’inscription

o Participer à la distribution du courrier à l’intérieur du service Gestion et traitement financier des demandes d’inscription

o Vérifier et ordonner les enregistrements des paiements d’inscriptions et faire les mises à jour en cas d’anomalie

o Vérifier la validité et transmettre les titres de paiement ainsi que les bordereaux de recettes liés aux inscriptions à l’agence Comptable accompagnés des pièces justificatives nécessaires

o Communiquer les éléments nécessaires avec les pièces justificatives à la DAC pour l’émission des propositions de factures

o Éditer et transmettre les attestations de paiement pour les inscriptions individuelles

o Vérifier et éditer des bordereaux récapitulatifs des paiements liés à la sécurité sociale

o Rédiger les certificats administratifs et les transmettre à l’Agence Comptable Suivi et administration de la scolarité des apprenants

o Assurer la gestion des flux de copies

o Rédiger et éditer les documents de suivi de scolarité et les transmettre aux inscrits qui en font la demande

o Participer, le cas échéant, à l’organisation des examens relevant du portefeuille de formation du site Suivi de clientèle et de la qualité de traitement des dossiers

o Apporter les éléments de réponse aux réclamations dans le respect des différentes procédures

o Renseigner l’outil Cohéris de la relation client

o Participer à l’activité de pilotage de la satisfaction-clients

o Effectuer les recherches et fournir les éléments nécessaires au traitement des réclamations et contentieux

Poste à pouvoir au 1er sept 2019.

Syndicalement.

Dany