Blog SNPTES de l'académie de Lille

Organisme de rattachement  Ecole centrale de Lille

Missions Principales :
• Accueillir les usagers et les visiteurs
L'assistant administratif recherché est en charge de l'accueil physique et téléphonique des visiteurs dans l'établissement. Premier interlocuteur des visiteurs, il est garant de l'image de Centrale Lille.
Activités :
o Répondre aux appels téléphoniques et aiguiller les correspondants vers le service concerné 
o Prendre des messages et les transmettre
o Créer et gérer des codes Wifi pour les personnes invitées par l'école 
o Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant
o Contrôler l'accès à l'école, surveiller les flux, vérifier l'identité des visiteurs, 
o Remettre des badges provisoires aux visiteurs

• Appui administratif, budgétaire et logistique
o Préparer l'ensemble des déplacements pour les membres de la direction et les services administratifs situés dans le même bâtiment en assurant les réservations nécessaires (billets transport, réservation hôtel…) 
o Assurer l'organisation de réunions (réservation de salle, gestion des clès, convocations…) 
o Assurer la tenue des agendas des membres de la direction qui le souhaitent, en anticiper leurs bons fonctionnements
o Effectuer la prise de rendez-vous entrants et sortants pour les membres de la direction
o Gérer toutes les demandes d'achats pour les membres de la direction et les services administratifs situés dans le même bâtiment dans le cadre de l'outil de gestion financier (achats, prestations…).

Niveau d'études minimum requis : Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Syndicalement.

Dany