Technicien-ne en gestion administrative - Cat B
Par Dany le lundi 25 mai 2020, 18:35 - Concours - Emploi - Mutations - Lien permanent
Descriptif de l'employeur
"Université à dimension humaine", l'université du Littoral Côte d'Opale (ULCO) est une université pluridisciplinaire hors santé. Les 500 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs, et les 500 personnels BIATSS accueillent 10 000 étudiants sur 4 campus : Dunkerque, Longuenesse, Calais et Boulogne-sur-Mer.
Descriptif du poste
Localisation: BOULOGNE SUR MER
Missions principales du poste :
Gérer le secrétariat de Direction en autonomie, gérer les rendez-vous, respecter le mode de présentation des courriers, suivre et vérifier le service des enseignants titulaires, instruire, contrôler et gérer les dossiers des enseignants vacataires, examiner et traiter les contrats d’engagement de surveillances d’examens et de la chaine d’inscription.
En Autonomie Assurer l’assistance de Direction, exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure. Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du CGU. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (les enseignants, les étudiants, les personnels BIATSS, les vacataires, les conférenciers, les élus, les acteurs économiques).
Eventuellement, encadrer et organiser (former et encadrer les personnes nouvellement recrutées et les stagiaires).
Activités :
Assurer également l’instruction, le contrôle et la gestion des dossiers des enseignants vacataires. Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques et le service RH de l’Université
- Se charger de la gestion et du traitement des contrats d’engagement pour les surveillances d’examens et la chaine d’inscription.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en appliquant les procédures et en utilisant les applications de gestions dédiées
- Gérer les agendas et contrôler les échéances.
- Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.
- Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents.
Conditions particulières d'exercice
Cotation RIFSEEP : B3
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Connaissance approfondie du fonctionnement d’un établissement public, de la réglementation administrative et juridique
- Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir faire :
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint...)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...)
- Analyse et gestion des demandes d’information.
- Capacité d’organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe Discrétion
- Maîtrise de la communication en anglais
Savoir être :
- Discrétion, écoute
- Sens de la confidentialité
- Bon relationnel
- Bonne capacité de résistance au stress
- Bonne présentation
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
Information complémentaires
Diplôme souhaité :
BTS assistante de direction avec expérience
Licence en administration
Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels
Syndicalement.
Dany