Technicien-ne en gestion administrative et financière - Cat B
Par Dany le mardi 22 septembre 2020, 06:54 - Concours - Emploi - Mutations - Lien permanent
Direction de la scolarité
Campus cité scientifique
Université de Lille
Descriptif du poste
CDD jusqu'au 31 août 2021 renouvelable
MISSIONS
Assurer l'assistance du personnel de direction de la scolarité (directrice et directrice adjointe)
Interface avec les usagers et les différents services de l'université : composantes, ressources humaines, juridiques, financier, etc.
ACTIVITÉS
Mission 1 :
- Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne du travail (rendez-vous/agenda, gestion du courrier, suivi de la boite mail de la direction)
- accueil téléphonique et physique et orientation des interlocuteurs internes et externes
- rédaction / mise en forme des courriers, tenue des archives des dossiers de la direction
- diffuser l'information au sein de la direction
Mission 2 :
- prise en charge des aspects logistiques et budgétaires de la direction : suivi du budget (près d'un million d'euros), gestion des commandes - relations avec les fournisseurs, suivi des travaux et installations diverses, recensement et analyse des besoins (chaine inscription, examens, diplômes) , suivi des demandes de maintenances diverses pour les directrices.
Mission 3 :
- Suivi RH : centralisation des décisions de recrutement et suivi de la paye des vacataires de la direction et de ses relais (campagne d'inscription et opération surveillance d'examens); suivi RH des personnels de la direction (mise en forme, transmission, classement)
Activités de coordination et de suivi en propre :
- suivi des demandes d'auditeurs libres
- suivi des demandes de prénoms usuels
- suivi convention avec l'ESJ Lille
- Suivi contentieux parcoursup (admission ESJ)
- Suivi des demandes demandes et réclamations diverses
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
- Connaissance approfondie indispensable du domaine scolarité, au sens large du terme, et de l'université.
- Maîtrise logiciels de bureautique et des applicatifs ENT
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable
- Maitrise de la réglementation du domaine concerné et des règles encadrant les relations entre le public et l'administration
- Connaissance de la législation en matière d’inscription administrative
- Techniques de communication
- Classement et archivage
- Planifier les actions, estimer les besoins en moyens
- Qualités d’initiative et d’analyse
- Capacité à travailler dans l’urgence, à résoudre des difficultés, à proposer des solutions
- Filtrer et orienter les informations
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Communiquer
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique et les applications informatiques de gestion (Apogée, SIFAC,)
- Diplomatie réserve et discrétion
- Autonomie, esprit d’initiative
- Capacité rédactionnelle
- Capacité d’adaptation
- Capacité de reporting avérée
- Respect de la hiérarchie
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
Niveau d'études minimum requis Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent
Information complémentaires
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation détaillés à candidature-biatss@univ-lille.fr avant le 4 OCTOBRE 2020 en précisant les références de l'offre en objet : 2020-467491 technicien-ne en gestion administrative et financière
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels
Syndicalement.
Dany