Gestionnaire des instances - Cat B
Par Dany le lundi 1 février 2021, 08:01 - Concours - Emploi - Mutations - Lien permanent
Université de Lille
Directions des relations humaines
DPAG - Service des affaires générales
MISSIONS
Assurer le fonctionnement des instances RH de l'Université (Comité technique, conseils restreints, commissions) : organiser la logistique des réunions des instances en coordonnant les services concernés, assurer le secrétariat de séance, rédiger les compte-rendus et procès-verbaux des réunions, actualiser la composition des instances.
ACTIVITÉS
- Rédiger les convocations aux réunions d'instances et en assurer la diffusion.
- Réserver les salles ou programmer les visioconférences pour les réunions.
- Rassembler les documents préparatoires des instances et les diffuser aux membres des conseils (mailings, dépôt de documents sur le portail intranet, gestion électronique de documents) ; préparer et diffuser les dossiers de travail (mise en page, copies).
- Rédiger les relevés de décisions et les procès-verbaux des réunions du conseil académique restreint et du conseil d'administration restreint.
- Archiver les documents des réunions d'instances.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
- Organisation et fonctionnement des universités
- Connaissance des statuts des personnels de l'Université et de ses instances
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
- Appliquer les dispositions réglementaires
- Savoir respecter un calendrier ; savoir prioriser ses activités
- Rédiger des compte-rendus de réunion et courriers administratifs
- Savoir rendre compte
- Utiliser les outils bureautiques courants (pack Office) et les outils de travail à distance (Zoom, Gestion électronique de documents)
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Travailler en équipe
- Savoir dialoguer avec les multiples acteurs, notamment les représentants des personnels
Formation en secrétariat, gestion administrative
Connaissances RH appréciées
Information complémentaires
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation détaillés à candidature-biatss@univ-lille.fr avant le 14 février 2021 en précisant les références de l'offre en objet : 2021-543430 Gestionnaire des instances
Descriptif du poste : CDD jusqu'au 31/05/2021
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels
Syndicalement.
Dany