Blog SNPTES de l'académie de Lille

Faculté de médecine

Hopital Huriez, service hématologie

Descriptif du poste

Missions du poste

Assurer le secrétariat du département universitaire d’hématologie.

Assister les enseignants dans leurs missions d’enseignement et de recherche

Activités principales et associées

Gestion des enseignements d’hématologie pour les étudiants inscrits en second et troisième cycle de médecine :
Récupération des programmes et mises en forme
Programmation des cours, enseignements dirigés et réservation des salles

Organisation des stages dans le service des maladies du sang; gestion des feuilles et carnets de stage

Organisation des manifestations scientifiques locales, régionales et internationales rentrant dans le cadre de la formation continue des médecins de la région. (préparation des manifestations, élaboration des programmes, suivi des inscriptions des participants, facturation, logistique hotellière)

Missions de secrétariat: frappes de courrier, articles scientifiques, comptes rendus de réunion et tout autre document administratif.
Accueil physique et téléphonique, gestion des correspondances.
Mise en forme de document et bibliographie (logiciel Endnot)

Gestion du budget de la discipline (commandes, petits équipements, déplacements)
Gestion administrative et pédagogique du département des formations paramédicales notamment des départements d’orthoptie et d'audio-prothèse, des IFSI ainsi que des étudiants inscrits en maïeutique
o Accueillir physiquement et téléphoniquement des usagers
o Organiser les concours d’entrée des départements d’orthoptie et d'audio-prothèse
o Gérer les inscriptions
o Elaborer des guides des études pour la pré-rentrée
o Communiquer les emplois du temps
o Gérer les examens des étudiants en orthoptie, audio-prothèse et IFSI
o Saisir les notes et préparer les délibérations de jurys dans le logiciel Apogée, éditer les attestations de réussite
o Saisir les services prévisionnels, les services à réaliser et les services d'enseignements faits dans l'applicatif GISELE

Conditions particulières d'exercice Répartition du temps de travail sur 10 demi-journées (lundi au vendredi)

Profil recherché

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite, orthographe et syntaxe

Connaissance des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat

Organisation des études médicales

Savoir-faire opérationnels

· Appliquer la réglementation et respecter les procédures
· Utiliser les logiciels bureautiques courants et les logiciels spécifiques à l’activité
· Analyser les demandes, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
· Respecter la confidentialité des données
· Faire preuve d’organisation et de réactivité
· Enregistrer, classer et archiver les documents

Savoir-faire comportementaux

· Travail en équipe et en partenariat avec les interlocuteurs internes et externes.
· Avoir le sens de l’accueil et du service public

· Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail

Niveau d'études minimum requis : Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Les candidatures ( lettre de motivation et CV détaillé) sont à transmettre par mail à :
candidature-biatss@univ-lille.fr en y précisant la référence du poste
2020-513896 au plus tard le 21 Décembre 2020.

CDD 3 mois

POSTE OUVERT UNIQUEMENT AUX CONTRACTUELLES

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels

Syndicalement.

Dany