Technicien-ne en gestion administrative - Cat B
Par Dany le lundi 1 février 2021, 09:53 - Concours - Emploi - Mutations - Lien permanent
Université de Lille - Faculté des Sciences et Technologies
Département de Biologie
Campus Cité scientifique
VILLENEUVE D'ASCQ
Descriptif du poste
Missions
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités principales et associées
Accueil général du département Biologie, secrétariat, assistance technique et logistique du directeur du département, traitement de la messagerie et du courrier, réponse aux différentes demandes des personnels BIATSS, Enseignants-Chercheurs et extérieurs.
Participation aux conseils et aux commissions du département pour prise de notes, rédaction du relevé des décisions et PV des réunions.
Envoi et suivi des demandes de travaux aux services techniques et logistiques du Campus et de la faculté (demandes atlas).
Gestion et paramétrage des cartes multiservices pour accès aux bâtiments du département.
Gestion et mise à jour du site web du département (webmaster du site).
Gestion du logiciel des services des Enseignants et Enseignants/Chercheurs : saisie des services et mise en paiement des heures des intervenants extérieurs et des EEC statutaires, extraction des fiches de services.
Lien avec le pôle RH de la faculté et de l'université pour la transmission des dossiers.
Gestion et mise à jour des maquettes de formation dans le logiciel ref-formation. Gestion des stages de secondes pour le département (réception dossiers, accueil, communication).
Organisation des élections du département.
Domaine de compétences
Techniques d’élaboration de documents
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Savoir faire opérationnels
Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Utiliser les outils bureautiques
Savoir-faire comportementaux
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel
Profil recherché : Connaissance du système administratif de l’Université
Niveau d'études minimum requis : Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent
Information complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à : candidature-biastss@univ-lille.fr
Ne pas oublier de préciser les références de l'offre : 538 903
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels
Syndicalement.
Dany