Adjoint-e en gestion administrative et financière - Cat C
Par Dany le lundi 15 février 2021, 09:02 - Concours - Emploi - Mutations - Lien permanent
Université de Lille
Faculté des Langues , Littératures et Civilisations Etrangères
Pôle moyens généraux
Campus Pont de Bois - VILLENEUVE D'ASCQ
Missions
Assister le responsable administratif dans la gestion administrative, financière, ressources humaines, technique et logistique de l'UFR dans le respect des règles et des procédures
Activités principales et associées
SECRETARIAT DE LA DIRECTION :
Gérer le planning des réunions de l'UFR. envoyer les convocations. et diffuser les données aux membres
Tenir les listes de diffusion de l'UFR et gérer la messagerie
Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures) en lien avec les services centraux.
Assurer le suivi de l'inventaire des matériels, des contrats de maintenance
Participer à la préparation des élections
Réceptionner, distribuer le courrier.
Assurer l'accueil des usagers et des personnels et les informer
Procéder à l'archivage des pièces administratives.
Effectuer les affichages institutionnels et diffuser l'information interne et externe.
Gérer de bases de données et saisir et mettre à jour des tableaux de bords liés aux activités (gestion administrative financières et ressources humaines)
Appliquer des procédures de gestion
GESTION FINANCIERE :
Assurer l'exécution et participer au suivi du budget (demandes de devis, bons de commande, livraisons
prise en charge des factures, constatation du service fait, ordres de missions, frais de missions, vérification des pièces, états liquidatifs)
Suivre les dépenses de la taxe d’apprentissage, de la reprographie, de l'affranchissement, de la téléphonie
Assurer le suivi des projets sur budget de l'UFR, des tutorats, des vacataires enseignants de la saisie des dossiers à la transmission pour la mise en paiements
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
Enregistrer les absences des enseignants, autorisations d'absence et de cumul et transmettre l'information aux services de l'UFR et centraux
Participer à la gestion des campagne d'emploi des enseignants (commissions, comité de sélection, gestion des dossiers, préparation et édition de documents)
Gérer, et suivre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires, vacataires administratifs et contrats étudiants
Participer à la vérification et validation des services réalisés sous la supervision du responsable administratif de la faculté
Participer à la vérification de la paie et à l'établissement des documents
Constituer les dossiers des agents et mettre à jour
Gestion des titres de transport mis à la disposition des personnels pour leurs déplacements inter-sites
Profil recherché
Domaine de compétences
Connaissance de la réglementation sur le fonctionnement et l'organisation de l'université et de ses composantes
Connaissances comptables et budgétaires applicables aux établissements publics
Notions en gestion des ressources humaines
Connaissance de l'offre de formation de l'UFR
Savoir-faire opérationnels
Rédiger des documents, alimenter des bases de données
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Utiliser les outils de bureautique et les
Savoir faire comportementaux
Savoir gérer son activité dans un délai contraint, hiérarchiser et planifier son activité
Rigueur et fiabilité
Etre réactivité
Avoir le sens de l’accueil et du service public
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Respecter la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent
Information complémentaires
Information complémentaires
Offre réservée aux contractuel-les
Envoyer CV et lettre de motivation à candidature-biatss@univ-lille.fr en précisant les références de l'offre : 552 344
Nature de l'emploi Emploi ouvert aux contractuels CDD jusqu'au 31 août 2021
Syndicalement.
Dany