SECRÉTAIRE DE DIRECTION - Cat B
Par Dany le samedi 21 septembre 2019, 10:28 - Concours - Emploi - Mutations - Lien permanent
Organisme de rattachement : GIP-FCIP (Groupement d’Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle)
Nature du poste recherché :
- Pour un titulaire, voie de détachement ou contrat de mise à disposition annuel contre remboursement,
- Pour un contractuel, CDD d’une durée minimum d’un an
Missions afférentes au poste :
En lien direct avec le directeur et la secrétaire générale du GIP FCIP, la personne recrutée aura pour mission d’assurer l’assistance et l’organisation quotidienne du travail de l’équipe de direction. Ce poste présente des interactions entre tous les acteurs internes et externes au GIP FCIP (Service du GIP FCIP, Rectorat et services académiques, Établissements Publics Locaux d’Enseignement (EPLE) support de GRETA de l’Académie de Lille, partenariats extérieurs.)
Activités :
• Assurer l’assistance au titre de la démarche qualité
✓ Gestion documentaire, référencements, indexation des documents
✓ Planification des audits internes, revues de direction, actualisation documentation qualité
• Assurer le secrétariat de direction :
✓ Gestion de l’agenda du directeur et de la secrétaire générale (réunions, conférences téléphoniques),
✓ Organisation des déplacements (billets, réservation d’hôtels),
✓ Gestion des courriers et des e-mails (réception, réponse, transmission),
✓ Communication et diffusion de l’information auprès des employés du GIP FCIP,
✓ Contrôle qualité et harmonisation des procédures de correspondance de l’ensemble du groupement (respect de la charte graphique, constitution de documents type harmonisés.) ✓ Rédaction de compte rendu,
✓ Préparation de réunion (envoi ordre du jour, préparation des dossiers, élaboration des présentations Power Point si besoin),
✓ Contribution aux de l’évènementiels
• Assurer le secrétariat des réunions institutionnelles du GIP FCIP (conseil d’administration, des assemblées générales, des conseils d’orientation, réunions de direction, réunions de coordination...) :
✓ Mise en place des réunions préparatoires (Doodle),
✓ Mise en place de la logistique des différentes réunions
✓ Suivi logistique des salles de réunion du GIP FCIP,
✓ Elaboration ordre du jour- convocation des administrateurs du GIP, des personnes invitées avec envoi de documents,
✓ Préparation des dossiers pour le Président du Conseil d’administration du GIP FCIP, le Secrétariat général et les administrateurs, préparation des actes
✓ Elaboration des procès- verbaux et diffusion
Profil du candidat :
Titulaire de catégorie A ou B, justifiant d’une expérience significative sur le même poste
Ce poste est également ouvert aux contractuels de : formation BTS assistante de direction ou BAC +3 justifiant d’une expérience réussie de 2 à 5 ans sur un poste similaire
Implantation géographique et hiérarchique
Le poste, basé à Lille, est placé sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale du GIP FCIP.
Contact : Envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation par courrier avant le 25 août 2019 à l’attention du directeur du GIP FCIP, 11, rue de Thionville, BP 10023, 59009 LILLE cedex ou par mail à l’adresse rh.gip@ac-lille.fr
Syndicalement.
Dany