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Concours - Emploi - Mutations

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lundi 15 février 2021

Adjoint-e en gestion administrative et financière - Cat C

Par Dany le lundi 15 février 2021, 09:02

Université de Lille

Faculté des Langues , Littératures et Civilisations Etrangères

Pôle moyens généraux

Campus Pont de Bois - VILLENEUVE D'ASCQ

Missions

Assister le responsable administratif dans la gestion administrative, financière, ressources humaines, technique et logistique de l'UFR dans le respect des règles et des procédures

Activités principales et associées

SECRETARIAT DE LA DIRECTION :
Gérer le planning des réunions de l'UFR. envoyer les convocations. et diffuser les données aux membres
Tenir les listes de diffusion de l'UFR et gérer la messagerie
Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures) en lien avec les services centraux.
Assurer le suivi de l'inventaire des matériels, des contrats de maintenance
Participer à la préparation des élections
Réceptionner, distribuer le courrier.
Assurer l'accueil des usagers et des personnels et les informer
Procéder à l'archivage des pièces administratives.
Effectuer les affichages institutionnels et diffuser l'information interne et externe.

Gérer de bases de données et saisir et mettre à jour des tableaux de bords liés aux activités (gestion administrative financières et ressources humaines)
Appliquer des procédures de gestion

GESTION FINANCIERE :
Assurer l'exécution et participer au suivi du budget (demandes de devis, bons de commande, livraisons
prise en charge des factures, constatation du service fait, ordres de missions, frais de missions, vérification des pièces, états liquidatifs)
Suivre les dépenses de la taxe d’apprentissage, de la reprographie, de l'affranchissement, de la téléphonie
Assurer le suivi des projets sur budget de l'UFR, des tutorats, des vacataires enseignants de la saisie des dossiers à la transmission pour la mise en paiements

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
Enregistrer les absences des enseignants, autorisations d'absence et de cumul et transmettre l'information aux services de l'UFR et centraux
Participer à la gestion des campagne d'emploi des enseignants (commissions, comité de sélection, gestion des dossiers, préparation et édition de documents)
Gérer, et suivre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires, vacataires administratifs et contrats étudiants
Participer à la vérification et validation des services réalisés sous la supervision du responsable administratif de la faculté
Participer à la vérification de la paie et à l'établissement des documents
Constituer les dossiers des agents et mettre à jour
Gestion des titres de transport mis à la disposition des personnels pour leurs déplacements inter-sites

Profil recherché

Domaine de compétences

Connaissance de la réglementation sur le fonctionnement et l'organisation de l'université et de ses composantes
Connaissances comptables et budgétaires applicables aux établissements publics
Notions en gestion des ressources humaines
Connaissance de l'offre de formation de l'UFR

Savoir-faire opérationnels

Rédiger des documents, alimenter des bases de données
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Utiliser les outils de bureautique et les

Savoir faire comportementaux

Savoir gérer son activité dans un délai contraint, hiérarchiser et planifier son activité
Rigueur et fiabilité
Etre réactivité
Avoir le sens de l’accueil et du service public
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Respecter la confidentialité

Niveau d'études minimum requis

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Information complémentaires

Offre réservée aux contractuel-les

Envoyer CV et lettre de motivation à candidature-biatss@univ-lille.fr en précisant les références de l'offre : 552 344

Nature de l'emploi Emploi ouvert aux contractuels CDD jusqu'au 31 août 2021

Syndicalement.

Dany

Gestionnaire de scolarité - Cat B

Par Dany le lundi 15 février 2021, 08:53

Au sein du service scolarité de la Faculté de médecine, le gestionnaire de scolarité assure la mise en place et le suivi des examens des PASS-LAS.
Il a également en charge l'organisation de l'Examen Classant National MED6 sous format numérique au niveau local en coordination avec le Centre National de Gestion (national)

Activités principales :
- Planifier l'organisation et le suivi des sujets d'examen, quelque soit le support et informer les coordonnateurs de discipline PASS/LAS sur les diverses échéances de toute l'année
- Organiser les séances de relecture et de validation des sujets par les responsables de disciplines
- Créer (après validation) les sujets sur la plateforme d'examen, si nécessaire
- Remettre en forme les sujets sur support papier
- Organiser la logistique des examens (réservation de salles, convocations des surveillants, etc.)
- Veiller au bon déroulement des examens
- Suivre les corrections des supports d'examen des étudiants
- Préparer les jurys PASS-LAS : analyse des statistiques de résultats ; repérage des anomalies ; repérage des situations particulières des étudiants.
-Organiser les oraux PASS-LAS

-Organiser Examen Classant National MED6 de juin sous format numérique au niveau local en coordination avec le Centre National de Gestion (national) : relations avec le CNG, inscriptions des étudiants, organisation du test de mars, recrutement des surveillants, organisation logistique
 Activités associées :

- Participer aux activités des collègues liées aux examens toutes années confondues.

Descriptif de l'employeur

Université de Lille

FACULTE DE MEDECINE POLE FORMATION

SERVICE SCOLARITE

Horaires étendus lors des examens universitaires et des ECNi, pics d'activités liés au calendrier universitaire

Conditions particulières d'exercice

Horaires étendus lors des examens universitaires et des ECNi, pics d'activités liés au calendrier universitaire

Profil recherché
 Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Connaissances souhaitées sur l’organisation générale de l’établissement et de ses composantes

Savoir-faire opérationnels

Maîtriser APOGEE
Maîtriser et savoir appliquer les contrôles de connaissances et les expliquer aux étudiants
Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs ainsi qu’élaborer des tableaux
Synthétiser des informations
Savoir travailler en binôme
Posséder une bonne expression orale et écrite
Etre capable de hiérarchiser les priorités et savoir transmettre clairement les informations

- capacité à travailler en équipe
- capacité d'écoute et d'échanges
- capacité à rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir gérer le stress inhérent aux examens

Niveau d'études minimum requis : Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Les candidatures CV et lettre de motivation sont à transmettre à candidature-biatss@univ-lille.fr en précisant la référence de l'offre

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels

Syndicalement.

Dany

lundi 8 février 2021

RESPONSABLE POLE ENFANCE - Cat B

Par Dany le lundi 8 février 2021, 15:49

Université de Lille

Service Commun d' Action Sociale

Campus Cité scientifique

59650 VILLENEUVE D'ASCQ

Descriptif du poste

Missions

L’université de Lille dispose d’un centre de loisirs situé sue la cité scientifique qui accueille des enfants de la maternelle au primaire.

Il/elle travaille en partenariat avec deux crèches : les Astromômes et les Kangourous Câlins.

Le/la responsable du centre devra s’occuper de la conduite de projets au pilotage des opérations.

Il/elle encadrera une équipe d’animateurs (enviton6 animateurs) et gérera un groupe d’enfants, environ  une trentaine,  le mercredi et aux vacances scolaires et s’occupera de la gestion administrative et financière . Il assurera la sécurité des usagers durant leurs activités. Il/elle sera dirigé par la Direction du SCAS.

Il/elle  tiendra une régie et sera responsable de la rédaction des informations relatives au Pôle Enfance sur le site de l’université.

Il/elle devra rédiger les bilans qui reprendront les activités et les dépenses effectuées durant l’année.

Activités principales et associées

Assurer l’accueil et l’information des familles.

Être le lien entre le service de la petite enfant de la marie de Villeneuve d’Ascq , la direction du Service Commun d'Action Sociale et la directrice de la crèche.

Participer à la définition des orientations stratégiques de l’accueil de loisirs.

Gérer les dossiers d’inscription du centre de loisirs et de la crèche.

Être en contact permanent avec la directrice de la crèche pour l’accueil des enfants.

Organiser et mette en ouvre le projet pédagogique.

 Coordonner les activités dans le cadre d’un projet éducatif cohérent.

Organiser le fonctionnement de la structure.

Organiser des séjours et/ ou des stages.

Encadrer recruter et gérer le personnel.

Impulser, accompagner et dynamiser les équipes dans le cadre de la recherche de projets d’animation ou dans les phases opérationnelles d’activité.

Coordonner l’accompagnement et le conseil aux parents.

Superviser la gestion administrative et financière des activités.

Gérer les équipements et le matériel.

S’assurer d l’application rigoureuse des règles d’hygiène et de sécurité et vérifier les autorisations des animateurs.

Etablir un bilan annuel d’activité pour la direction.

Travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire du service.

Gérer la régie de dépenses et de recettes.

Etablir un budget prévisionnel des activités de l’année.

Etablir un état de facturation des présences d’enfants d’extérieurs.

Conditions particulières d'exercice

Horaires irréguliers avec amplitude variable Pics d’activités liés au calendrier

Déplacements possibles (séjours, prestations, courses…)

Profil recherché

Domaines de compétences

Connaissance de l’environnement universitaire.

Connaissance du milieu Animation et Encadrement d’un CLSH et d’un CV.

Connaissance de la gestion financière.

Gestion des ressources humaines.

Connaissance de la réglementation des CLSH et CV.

Connaissance des besoins et des aptitudes des enfants d’âge maternel et élémentaire.

 Savoir faire opérationnels

Autonomie dans l’organisation du travail et de la structure.

Avoir un grand sens des responsabilités.

Avoir des capacités à prendre des décisions.

Connaitre parfaitement la réglementation en matière d’accueil Collectif de Mineurs et se tenir informé.

Avoir des compétences relationnelles et de communication.

Avoir l’aptitude de négociation, à l’encadrement et l’animation d’équipe.

Négocier des prix.

Réserver des prestations et services.

Savoir s’adapter selon le déroulement de la journée.

Concevoir ou participer à l’élaboration de programmes d’animation.

Savoir faire comportementaux

Savoir travailler en équipe.

Savoir s’organiser.

Sens de la communication.

Capacité de prendre des décisions.

Savoir accueillir du public.

Être ponctuel.

Être discret.

Savoir rendre compte à sa hiérarchie.

 

Domaine de formation et expériences souhaitables

Diplôme BPJEPS Tous Publics ou équivalence.

Avoir le permis B.

Expérience de plusieurs années dans l’animation.

Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique.

Information complémentaires

Envoyer CV et lettre de motivation à : candidature-biatss@univ-lille.fr. Veuillez préciser les références de l'offre : 549 056

Offre réservée uniquement aux contractuel.

Nature de l'emploi : Offre réservée uniquement aux contractuel.

Syndicalement.

Dany

Gestionnaire de l'offre de la formation en ingénierie de formation - Cat B

Par Dany le lundi 8 février 2021, 13:58

Direction ingénierie de formation

Cité Scientifique - Bât A3

Université de Lille

Descriptif du poste

3 postes à pourvoir - CDD jusqu'au 31/08/2021 renouvelable

MISSIONS

2 postes : Assister la responsable des formations des domaines STS/Santé dans la centralisation et le suivi de l'évolution de l'offre de formation. Participer à l'accompagnement et au conseil des personnels en charge des formations en composante.

2 postes : Assister la responsable des formations des domaines ALL, SHS et DEG dans la centralisation et le suivi de l'évolution de l'offre de formation. Participer à l'accompagnement et au conseil des personnels en charge des formations en composante

ACTIVITÉS
- Participer au processus d’accréditation des formations
- Contribuer à la collecte des informations liées à l’offre de formation d'un domaine
- Collecter, traiter, contrôler les informations saisies dans l’applicatif Référentiel des formations. Veiller à la qualité et à la cohérence des données
- Participer à l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité aux cadrages
- Participer à la réalisation de tableaux de bord, et à la production de bilans et de statistiques
- Faire des extractions dans le système d’information. Contribuer à l'évolution des outils de gestion de l'offre de formation
- Contribuer à l'animation du réseau de collaboration avec les personnels des composantes (administratif et responsables pédagogiques) et au suivi de l'évolution de l'offre
- Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein du service et avec les composantes

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
Les missions du poste nécessitent une connaissance de niveau avancé de l’offre de formation universitaire (gestion, structuration, ...)
Connaissances de l’environnement de travail et des enjeux actuels du domaine FTLV
Objectifs et projets de l’établissement en matière d’offre de formation
Organisation de l’enseignement supérieur
Techniques de communication
Connaissance générale de la règlementation (formations, scolarité, RH enseignants)

Réaliser des synthèses
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Prendre des demandes complexes et y répondre de manière appropriée
Savoir hiérarchiser et classer les informations
Maîtriser les applicatifs utilisés dans le domaine (REF-Formations, APOGÉE, Saisie des services)
Maîtriser les outils de bureautique
Savoir transmettre des compétences techniques pointues aux collègues de la structure et aux utilisateurs

Rigueur / Fiabilité / Réactivité
Sens relationnel / Savoir travailler en équipe
Savoir gérer la complexité et faire preuve de curiosité

Une expérience significative en scolarité de composante ou secrétariat pédagogique serait appréciée

Être disponible/ pics d'activité fréquents

Niveau d'études minimum requis : Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation détaillés à candidature-biatss@univ-lille.fr avant le 28 février 2021 en précisant les références de l'offre en objet : 2021-536392 Gestionnaire de l'offre de la formation en ingénierie de formation

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels

Syndicalement.

Dany

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